Conditions générales d'utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») encadrent l'accès au service en ligne Kanoo et son utilisation. Kanoo est un logiciel de gestion de cabinet d'avocats accessible par un navigateur, édité par [À COMPLÉTER : dénomination, forme juridique, capital, siège, RCS] (« l'Éditeur »).

Elles s'appliquent à toute personne qui utilise le service : les membres des cabinets abonnés, et les clients que ces cabinets invitent dans leur espace client.

Les conditions commerciales (prix, durée de l'abonnement, facturation, résiliation de l'abonnement) relèvent du contrat d'abonnement conclu entre l'Éditeur et chaque cabinet [À COMPLÉTER : contrat d'abonnement à rédiger]. En cas de contradiction entre ce contrat et les CGU, le contrat d'abonnement prévaut.

2. Définitions

• Cabinet : la structure d'exercice de la profession d'avocat (avocat individuel ou société d'avocats) qui souscrit au service.
• Utilisateur : toute personne disposant d'un compte sur le service, qu'elle soit membre d'un cabinet ou client d'un cabinet.
• Membre : un avocat, collaborateur ou salarié du cabinet, invité par le cabinet à utiliser le service.
• Administrateur : un membre à qui le cabinet a confié la gestion des comptes, des accès et des réglages du cabinet.
• Espace client : la partie du service où le client d'un cabinet consulte les dossiers et les documents que son cabinet a choisi de lui ouvrir.
• Données du cabinet : toutes les informations, documents et fichiers que le cabinet et ses membres saisissent ou déposent dans le service, y compris les données de leurs clients.

3. Acceptation et version des CGU

Le cabinet accepte les CGU au moment de la création de son compte, en cochant la case prévue à cet effet. Chaque membre et chaque client invité les accepte lors de l'activation de son compte [À FAIRE CONFIRMER : recueil de l'acceptation à l'activation d'un compte invité, non encore en place].

La version en vigueur et sa date figurent en tête de cette page. La version acceptée et la date de l'acceptation sont conservées par l'Éditeur [À FAIRE CONFIRMER : enregistrement en cours de développement].

4. Accès au service et inscription

Le service est destiné aux avocats et aux cabinets d'avocats exerçant en France [À FAIRE CONFIRMER : ouverture éventuelle à d'autres professions]. Il n'est pas destiné aux consommateurs, à l'exception des clients invités par un cabinet dans son espace client.

Lors de l'inscription, le cabinet fournit des informations exactes et à jour sur lui-même et sur la personne qui crée le compte. L'Éditeur peut vérifier ces informations auprès des registres publics, et refuser ou suspendre une inscription manifestement inexacte.

L'accès au service suppose un navigateur récent et une connexion à Internet, qui restent à la charge de l'utilisateur.

5. Comptes et niveaux d'accès

• Un compte correspond à une seule personne, nommément désignée. Les identifiants sont personnels : ils ne se partagent pas, même au sein du cabinet.
• L'utilisateur choisit un mot de passe robuste et le garde secret. La double authentification est proposée à tous les comptes, et vivement recommandée [À FAIRE CONFIRMER : la rendre obligatoire pour les membres des cabinets].
• Les administrateurs du cabinet invitent les membres, leur attribuent un niveau d'accès et retirent les accès devenus inutiles, notamment au départ d'un collaborateur.
• Le cabinet reste responsable des accès qu'il ouvre, à ses membres comme à ses clients, et de l'usage qui en est fait.
• En cas de perte, de vol ou d'utilisation suspecte d'un identifiant, l'utilisateur prévient sans délai son cabinet et l'Éditeur, à l'adresse [À COMPLÉTER : adresse de contact], et change son mot de passe.

6. L'espace client

Le cabinet peut ouvrir à ses clients un espace client. Le client y suit l'avancement des dossiers qui le concernent et y consulte et télécharge les documents que son cabinet a choisi de partager.

La relation du client est avec son cabinet : c'est le cabinet qui décide de ce qui est partagé, et c'est à lui que le client adresse ses questions. L'Éditeur fournit l'outil et n'intervient pas dans cette relation.

L'accès du client à un dossier prend fin trente jours après la clôture de ce dossier, sauf prolongation décidée par le cabinet, et à tout moment si le cabinet le retire.

L'espace client ne contient aucune communication commerciale de l'Éditeur. [À FAIRE CONFIRMER : règles applicables au client du cabinet lorsqu'il agit comme consommateur.]

7. Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à utiliser le service loyalement. Il s'interdit notamment :

• d'accéder ou de tenter d'accéder à des données qui ne lui sont pas destinées, en particulier à celles d'un autre cabinet ;
• de contourner ou de tenter de contourner les mesures de sécurité et de cloisonnement du service ;
• d'extraire des données de façon automatisée (robots, aspirateurs), ou de surcharger volontairement le service ;
• de déposer des fichiers malveillants, ou des contenus manifestement illicites ;
• de revendre ou de mettre le service à la disposition de tiers en dehors de l'usage prévu par le cabinet.

Le cabinet reste seul responsable du contenu qu'il saisit et dépose, de sa licéité, et du respect de ses propres obligations professionnelles.

8. Secret professionnel et confidentialité

Les données des dossiers sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat (article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971). L'Éditeur en tient compte dans la conception et l'exploitation du service :

• chaque cabinet est cloisonné des autres : chaque accès est contrôlé par l'application, et la base de données refuse elle-même tout accès direct aux données d'un autre cabinet ;
• l'Éditeur n'accède pas au contenu des dossiers, sauf lorsque c'est techniquement nécessaire pour assurer le fonctionnement du service, corriger un incident ou répondre à une demande d'assistance du cabinet, et dans la stricte mesure de cette nécessité ;
• les personnes qui interviennent pour l'Éditeur sont tenues à la confidentialité ;
• l'Éditeur n'utilise les données du cabinet à aucune autre fin que la fourniture du service : ni publicité, ni revente, ni statistique commerciale, ni entraînement d'un modèle d'intelligence artificielle ;
• les emails envoyés par le service ne contiennent aucune information confidentielle : ils invitent à se connecter.

Si une autorité demande à l'Éditeur la communication de données d'un cabinet, l'Éditeur en informe le cabinet, sauf interdiction légale, et ne communique que ce qui est strictement requis [À FAIRE CONFIRMER].

9. Données personnelles

Pour les données que le cabinet confie au service (ses clients, ses dossiers, ses documents), le cabinet est responsable de traitement et l'Éditeur agit comme sous-traitant, au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), uniquement sur instruction du cabinet. Les engagements de l'Éditeur à ce titre font l'objet d'un accord de sous-traitance conclu avec chaque cabinet [À COMPLÉTER : accord de sous-traitance à rédiger].

Pour les données des comptes des utilisateurs et la relation avec les cabinets, l'Éditeur est responsable de traitement. Le détail figure dans la politique de confidentialité, publiée sur la page Confidentialité du site.

10. Propriété intellectuelle

Le logiciel Kanoo, sa structure, ses textes, ses trames et modèles, ses graphismes et sa marque appartiennent à l'Éditeur ou sont utilisés par lui sous licence. Le cabinet reçoit, pour la durée de son abonnement, un droit personnel, non exclusif et non transférable d'utiliser le service pour les besoins de son activité. Toute autre utilisation, reproduction ou adaptation est interdite sans l'accord écrit de l'Éditeur.

Les données du cabinet restent la propriété du cabinet. L'Éditeur n'acquiert sur elles aucun droit, sinon celui de les héberger et de les traiter pour fournir le service.

11. Ce que le service n'est pas

Kanoo est un outil d'organisation. Il ne fournit aucun conseil juridique. Les trames, listes de tâches, échéances, modèles de documents et lettres de mission proposés sont des aides : l'avocat les vérifie, les adapte à chaque dossier et demeure seul responsable des actes qu'il accomplit et des délais qu'il doit respecter.

12. Disponibilité et maintenance

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour que le service soit accessible en permanence. Il s'agit d'une obligation de moyens : le service peut être interrompu pour maintenance, en cas d'incident chez l'Éditeur ou chez ses prestataires, ou en cas de force majeure.

Les opérations de maintenance prévisibles sont annoncées à l'avance lorsque c'est possible, et programmées de préférence en dehors des heures de bureau. Les CGU ne comportent aucun engagement chiffré de disponibilité [À COMPLÉTER : niveau de service éventuel, dans le contrat d'abonnement].

13. Conservation et sauvegardes

Les données du cabinet sont conservées tant que le cabinet ne les supprime pas, et pendant la durée de l'abonnement. Un document supprimé reste trente jours dans la corbeille, où il peut être restauré, avant d'être effacé définitivement.

Une copie de sauvegarde de la base de données et des documents est réalisée chaque jour, chiffrée, et conservée hors de l'hébergeur principal, en Suisse. Les copies sont conservées par rotation : quatorze copies quotidiennes, huit hebdomadaires et six mensuelles. Une donnée supprimée peut donc subsister au plus six mois dans les sauvegardes, avant d'en disparaître à son tour. [À FAIRE CONFIRMER : dispositif décidé, en cours de mise en service.]

Le cabinet reste libre de conserver de son côté une copie des documents qu'il juge essentiels.

14. Responsabilité

L'Éditeur répond des dommages directs et prouvés causés au cabinet par un manquement à ses obligations. Il ne répond pas des dommages indirects, tels que la perte de clientèle ou d'un chiffre d'affaires espéré.

Sauf faute lourde ou dolosive, et dans les limites permises par la loi, la responsabilité totale de l'Éditeur est plafonnée à [À COMPLÉTER : montant, par exemple les sommes payées par le cabinet au cours des douze derniers mois].

L'Éditeur n'est pas responsable de l'usage que le cabinet et ses utilisateurs font du service, ni du contenu qu'ils y déposent, ni des conséquences d'une divulgation d'identifiants qui ne lui est pas imputable.

15. Durée, suspension et fin de l'accès

Les CGU s'appliquent tant que l'utilisateur dispose d'un compte. Le compte d'un membre prend fin lorsqu'un administrateur du cabinet lui retire l'accès ; celui du cabinet, à la fin de son abonnement, selon le contrat d'abonnement.

En cas de manquement grave aux CGU, de défaut de paiement ou de risque pour la sécurité du service, l'Éditeur peut suspendre le cabinet, après mise en demeure restée sans effet, sauf urgence liée à la sécurité. Un cabinet suspendu passe en lecture seule : ses membres restent connectés et consultent leurs dossiers, mais ne peuvent plus rien créer ni modifier. La suspension est levée dès que sa cause a disparu.

16. Réversibilité et récupération des données

À tout moment pendant l'abonnement, le cabinet peut récupérer ses données par les fonctions du service :

• l'export de son carnet de contacts sous forme de fichier tableur ;
• le téléchargement des documents de ses dossiers sous forme d'archive.

Un export complet des autres données (tâches, échanges, temps passés) n'est pas encore proposé dans le service. Jusqu'à ce qu'il le soit, l'Éditeur le fournit au cabinet qui le demande, dans un format lisible et couramment utilisé [À FAIRE CONFIRMER].

À la fin de l'abonnement, le cabinet dispose d'un délai de [À COMPLÉTER : durée] pour récupérer ses données. Au-delà, elles sont supprimées, sous réserve de leur persistance dans les sauvegardes pendant la durée indiquée à l'article 13 et des obligations légales de conservation de l'Éditeur.

17. Prix

Les prix du service sont présentés sur la page Tarifs du site et fixés par le contrat d'abonnement du cabinet. Les CGU ne créent aucune obligation de paiement par elles-mêmes. L'accès du client invité par un cabinet à son espace client est gratuit pour ce client.

18. Évolution du service

L'Éditeur fait évoluer le service : il peut ajouter, modifier ou retirer des fonctions, sans réduire de façon substantielle le service souscrit par un cabinet en cours d'abonnement. Une fonction nouvelle soumise à des règles propres (par exemple la signature électronique, lorsqu'elle sera proposée) peut faire l'objet de conditions particulières, présentées avant sa première utilisation.

19. Modification des CGU

L'Éditeur peut modifier les CGU. Chaque version porte un numéro et une date. Les cabinets sont informés de toute modification par email et dans le service au moins trente jours avant son entrée en vigueur [À FAIRE CONFIRMER : délai]. Le cabinet qui refuse la nouvelle version peut mettre fin à son abonnement avant cette date, dans les conditions du contrat d'abonnement.

20. Droit applicable et litiges

Les CGU sont soumises au droit français. En cas de difficulté, les parties recherchent d'abord une solution amiable.

À défaut, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun [À FAIRE CONFIRMER : opportunité d'une clause attributive de juridiction, qui n'est valable qu'entre personnes ayant toutes contracté en qualité de commerçant (article 48 du code de procédure civile), et recours éventuel à une médiation].

21. Contact

Pour toute question relative aux CGU : [À COMPLÉTER : adresse email de contact et adresse postale de l'Éditeur].