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Écrire la trame d'un dossier : par où commencer
Formaliser le déroulé d'une opération fait peur parce qu'on imagine un travail de plusieurs jours. En pratique, la première trame utile s'écrit en une heure.
Tout cabinet qui traite deux fois le même type d'opération possède déjà une trame. Elle n'est simplement écrite nulle part : elle vit dans la tête de celui qui a fait le dossier la dernière fois, et dans un vieux dossier qu'on rouvre pour vérifier l'ordre des étapes.
Commencez par l'opération que vous faites le plus souvent
Pas la plus complexe, pas la plus rentable : la plus fréquente. C'est celle où le temps gagné se multiplie, et celle dont vous connaissez le déroulé assez bien pour l'écrire sans hésiter.
Reprenez le dernier dossier réel, pas un modèle théorique
Ouvrez le dernier dossier de ce type que vous avez clos et notez ce qui s'est réellement passé, dans l'ordre. Une trame écrite depuis un manuel décrit une procédure idéale que personne ne suit ; une trame écrite depuis un dossier réel décrit votre pratique.
Ne notez les délais qu'en relatif
« Trois jours après la signature » et non « le 14 mars ». Une trame écrite en dates absolues ne sert qu'une fois. Écrite en délais relatifs, elle se rejoue sur chaque dossier.
Acceptez qu'elle soit incomplète
- Une trame de douze tâches qui sert vaut mieux qu'une trame de quarante qu'on n'a jamais finie.
- Ce qui manque apparaîtra au premier dossier - ajoutez-le à ce moment-là.
- Une trame se corrige en continu : c'est un document vivant, pas un livrable.
Dans Kanoo, une trame se crée depuis une opération en cours : vous travaillez normalement, et vous en faites un modèle quand elle vous paraît juste.